Politique de conservation et de suppression des données

Aperim Pty Ltd (ABN 46150699737 ; ACN 150699737) est constituée en Nouvelle-Galles du Sud, en Australie et exploite la marque aicial. Dans cette politique, « aicial » fait référence à cette marque ; « nous », « nos » et « notre » désignent Aperim Pty Ltd ; et « vous » désigne une personne dont nous traitons les informations personnelles.

Cette politique explique combien de temps nous conservons les informations personnelles décrites dans notre Politique de confidentialité, et comment nous les supprimons ou les anonymisons. Elle s'applique aux informations personnelles que nous détenons en tant que responsable de traitement pour notre propre compte. Lorsque nous traitons des données personnelles en tant que sous-traitant ou fournisseur de services d'un client en vertu de notre Accord de traitement des données (DPA), le propre processus de suppression du DPA prévaut, et cette politique décrit comment ce processus s'articule avec les catégories ci-dessous.

Cette politique développe les engagements de conservation et de suppression déjà pris dans la Politique de confidentialité et le DPA. Elle ne réduit ni ne prime sur l'un ou l'autre de ces documents : lorsque la Politique de confidentialité ou le DPA énonce une période ou un processus spécifique pour des informations particulières, cette période ou ce processus continue de s'appliquer, et cette politique doit être lue de manière cohérente avec eux.

Nous conservons les informations personnelles uniquement aussi longtemps que raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, pour respecter une obligation contractuelle ou légale, pour résoudre un litige, ou pour établir, exercer ou défendre une réclamation légale. Il s'agit du même principe que celui énoncé par la Politique de confidentialité dans sa section qualité, conservation et suppression des données. Cette politique ne modifie pas ce principe ; elle précise ce qu'il signifie en pratique pour les principales catégories d'informations que nous détenons.

Nous ne conservons pas les informations personnelles indéfiniment par défaut. Dès qu'aucune des finalités ci-dessus ne s'applique plus à une information, nous la supprimons ou l'anonymisons, sous réserve du traitement des sauvegardes décrit à la section 5 et des exceptions légales et contractuelles décrites à la section 7.

Nous appliquons le principe énoncé à la section 2 différemment selon le type d'informations et la raison pour laquelle nous les détenons. Voici nos périodes de conservation standard pour les catégories d'informations personnelles décrites dans la section informations que nous collectons de la Politique de confidentialité. Une période plus longue peut s'appliquer lorsque la section 7 l'exige.

Informations de compte et de facturation. Nous conservons les informations de compte, de contact et de facturation aussi longtemps que le compte concerné est ouvert, puis pendant une période supplémentaire après sa clôture afin de respecter nos propres obligations légales, fiscales, comptables et de résolution des litiges. Par défaut, cette période supplémentaire est de 7 ans après la clôture du compte, conformément à la période de conservation des documents financiers exigée des sociétés australiennes en vertu du droit des sociétés, et dépassant largement les exigences applicables en matière de conservation des documents fiscaux.

Données de compte connecté et de contenu. Lorsqu'un client connecte un compte social ou soumet du contenu pour analyse ou création de contenu, nous conservons les données de compte connecté et de contenu qui en résultent pendant toute la durée de cette connexion. Conformément à la Politique de confidentialité, nous supprimons rapidement un jeton de connexion OAuth une fois qu'une connexion est déconnectée. Lorsqu'une seule connexion est déconnectée mais que le compte ou le service du client se poursuit par ailleurs, nous supprimons ou anonymisons les données de compte connecté et de contenu restantes pour cette connexion — par exemple, les informations de compte et de publication mises en cache, les indicateurs d'engagement et de performance, et les résultats d'analyse — dans un délai de 30 jours suivant la déconnexion, notre période de traitement standard pour clôturer ces données. Lorsque c'est l'intégralité du compte ou du service d'un client qui prend fin — que ce soit en déconnectant toutes les connexions ou en fermant le compte ou le service lui-même — la suppression suit plutôt le processus de retour et de suppression des données de notre Accord de traitement des données (DPA) : une fenêtre de 30 jours permettant au client de choisir la suppression ou la restitution de ses données, suivie d'une suppression dans un délai supplémentaire de 60 jours si aucun choix n'est exprimé.

Informations relatives à la liste d'attente. Conformément à la Politique de confidentialité, nous supprimons les informations relatives à la liste d'attente lorsque vous nous demandez de les supprimer, lorsque vous êtes inscrit en tant que client, ou lorsque notre programme de liste d'attente se termine, selon la première éventualité. Outre ces événements, nous considérons comme obsolète une inscription sur liste d'attente n'ayant fait l'objet d'aucune activité — aucune réponse à nos communications et aucune mise à jour de l'inscription — pendant 24 mois, et la supprimons dans le cadre de notre pratique de conservation habituelle.

Informations collectées automatiquement. Nous conservons les informations relatives à l'appareil, au navigateur, à l'adresse IP, aux journaux, au diagnostic, à la sécurité et à l'utilisation décrites dans la section informations que nous collectons de la Politique de confidentialité aussi longtemps que nécessaire à des fins de sécurité, de dépannage et d'amélioration du service, et en tout état de cause pendant au maximum 24 mois à compter de la collecte, après quoi nous les supprimons ou les anonymisons. La Politique relative aux cookies distincte explique spécifiquement la conservation des cookies et des technologies similaires.

Informations sur les prospects recommandés par un partenaire. Lorsqu'un partenaire nous recommande un client potentiel en vertu de notre accord relatif au programme de revendeurs et partenaires, nous conservons les coordonnées transmises aussi longtemps que nécessaire pour prendre contact et évaluer l'intérêt du prospect, et en tout état de cause pendant au maximum 12 mois à compter de la recommandation si le prospect ne devient pas client, après quoi nous les supprimons.

Données de référence agrégées et anonymisées. Nos références en matière de transactions, de taux, d'expérience de paiement et autres sont construites à partir des informations que les clients contribuent à notre panel de référence. Nous conservons une contribution sous forme identifiable aussi longtemps que le consentement du client au panel reste en vigueur, et nous l'agrégeons et l'anonymisons pour en faire une référence qualifiante, conformément à notre propre engagement opérationnel au titre de cette politique. Une fois que des informations ont véritablement été agrégées et anonymisées de cette manière, elles ne constituent plus des informations personnelles — conformément au principe de l'agrégation avant l'individu de la Politique d'utilisation responsable de l'IA quant à la manière dont nous présentons nos analyses de référence — et nous les conservons indéfiniment afin que nos références restent exactes et utiles dans la durée. Si vous retirez votre consentement pour une contribution avant qu'elle n'ait été agrégée et anonymisée, nous honorons ce retrait en supprimant ou en excluant la contribution non encore agrégée, conformément aux engagements en matière de consentement de la Politique d'utilisation responsable de l'IA. Nous ne cherchons pas à ré-identifier des informations anonymisées.

Supprimer des informations personnelles signifie les retirer de nos systèmes de production afin qu'elles ne soient plus accessibles ni utilisables, en utilisant des méthodes de suppression sécurisées adaptées à l'endroit où elles sont stockées. Lorsque la suppression d'un enregistrement particulier n'est pas réalisable — par exemple parce qu'il est intégré à un chiffre agrégé ou à un journal système — nous l'anonymisons de manière irréversible à la place, de sorte qu'il ne puisse plus être relié à une personne identifiable. L'une ou l'autre de ces approches satisfait un engagement de suppression pris dans cette politique. Lorsque le DPA ou la Politique de confidentialité énonce une obligation de suppression, cette obligation s'applique selon ses propres termes.

Lorsque des informations personnelles faisant l'objet d'un engagement de suppression ou d'anonymisation ont également été communiquées à un prestataire de services ou à un sous-traitant ultérieur figurant sur notre liste des sous-traitants ultérieurs, nous leur répercutons cette suppression ou cette anonymisation, conformément au principe du consentement avant la collecte de la Politique d'utilisation responsable de l'IA et aux obligations relatives aux sous-traitants ultérieurs énoncées dans le DPA.

Ces méthodes de suppression et d'anonymisation sont conformes aux mesures techniques et organisationnelles décrites dans la section obligations en tant que votre sous-traitant du DPA et dans la section sécurité de la Politique de confidentialité.

Notre fournisseur de base de données nous offre une capacité de récupération à un point dans le temps qui conserve des versions récentes de notre base de données de production disponibles pendant une fenêtre limitée, actuellement jusqu'à 30 jours, afin que nous puissions restaurer des données récentes après un incident ou une erreur opérationnelle. La suppression d'un enregistrement de nos systèmes de production ne retire pas immédiatement toutes les versions de celui-ci que cette fenêtre de récupération conserve encore. Un enregistrement supprimé peut rester récupérable via cette fenêtre pendant un maximum de 30 jours par défaut, jusqu'à ce que cette fenêtre s'écoule dans le cours normal des choses. Si nous mettons en service une infrastructure de sauvegarde supplémentaire à mesure que nos services évoluent, nous mettrons à jour cette section pour décrire l'incidence sur cette période.

Nous n'utilisons pas cette capacité de récupération pour réintroduire des informations personnelles qui ont été supprimées dans le cours normal des choses, et nous ne l'utilisons pas pour contourner une demande de suppression active. Nous n'y accédons que pour rétablir le service, enquêter sur un incident ou respecter une obligation légale.

Vous pouvez nous demander de supprimer les informations personnelles que nous détenons à votre sujet en envoyant un e-mail à privacy@aicial.com. La section vos droits en matière de protection des données de la Politique de confidentialité décrit la manière dont nous traitons une telle demande, y compris le fait que nous pouvons avoir besoin de vérifier votre identité et votre autorité avant d'agir, et que nous ne faisons de discrimination à l'encontre de personne pour avoir formulé une telle demande. Si vous êtes une personne dont les informations apparaissent dans le compte connecté ou le contenu d'un client plutôt que dans une relation directe avec nous, la Politique de confidentialité explique pourquoi nous adressons généralement cette demande au client en premier lieu, et comment nous aidons le client à y répondre.

Nous donnons suite à une demande de suppression dans un délai raisonnable. Lorsque la Politique de confidentialité fixe un délai de réponse applicable à votre demande — par exemple, le délai d'un mois applicable à une demande d'effacement émanant du Royaume-Uni ou de l'Union européenne — nous visons à le respecter ; sinon, nous visons à agir dans un délai tout aussi raisonnable. Tout ceci est soumis aux catégories, périodes de traitement et traitement des sauvegardes décrits dans cette politique, ainsi qu'aux exceptions énoncées à la section 7.

Cette politique ne prime pas sur une obligation légale qui nous impose de conserver des informations particulières pendant une période plus longue que celle décrite ci-dessus. Lorsqu'une telle obligation s'applique — par exemple, une obligation de conservation (« legal hold ») dans le cadre d'un litige ou d'une enquête, une exigence légale de tenue de registres, ou une demande licite d'un régulateur ou d'une autorité chargée de l'application de la loi — nous conservons les informations concernées uniquement aussi longtemps que cette obligation l'exige, continuons à les protéger conformément à cette politique et à la Politique de confidentialité, et les supprimons ou les anonymisons une fois que l'obligation ne s'applique plus.

Lorsque nous agissons en tant que sous-traitant ou fournisseur de services d'un client en vertu du DPA, les propres instructions du client ou une loi applicable à ce traitement peuvent exiger un calendrier de conservation ou de suppression différent ; la section retour et suppression des données du DPA régit ce cas.

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter les changements apportés à nos services, à nos pratiques ou à nos obligations légales. La version, la date d'entrée en vigueur et la date de dernière révision indiquées en haut de page identifient la politique actuelle. Nous publions la politique mise à jour sur notre site Web et, lorsqu'un changement est important, fournissons un préavis supplémentaire via le service ou par e-mail avant que le changement ne prenne effet.

Pour toute question relative à cette politique, ou pour demander la suppression de vos données, contactez :

Aperim Pty Ltd, qui exploite la marque aicial
ABN 46150699737
ACN 150699737
Nouvelle-Galles du Sud, Australie
Courriel : privacy@aicial.com