Política de conservación y supresión de datos

Aperim Pty Ltd (ABN 46150699737; ACN 150699737) está constituida en Nueva Gales del Sur, Australia y opera la marca aicial. En esta política, “aicial” se refiere a esa marca; “nosotros”, “nos” y “nuestro” se refieren a Aperim Pty Ltd; y “usted” se refiere a la persona cuya información personal tratamos.

Esta política explica durante cuánto tiempo conservamos la información personal descrita en nuestra Política de privacidad, y cómo la suprimimos o desidentificamos. Se aplica a la información personal que tratamos como controlador por derecho propio. Cuando tratamos datos personales como procesador o proveedor de servicios de un cliente en virtud de nuestro Acuerdo de procesamiento de datos (DPA), rige el propio proceso de supresión del DPA, y esta política describe cómo ese proceso interactúa con las categorías siguientes.

Esta política amplía los compromisos de conservación y supresión ya asumidos en la Política de privacidad y en el DPA. No reduce ni deja sin efecto ninguno de esos documentos: cuando la Política de privacidad o el DPA establezcan un período o proceso específico para una información determinada, ese período o proceso sigue aplicándose, y esta política debe leerse en forma coherente con él.

Conservamos la información personal solo durante el tiempo razonablemente necesario para la finalidad para la que la recopilamos, para cumplir con una obligación contractual o legal, para resolver una disputa, o para establecer, ejercer o defender una reclamación legal. Este es el mismo principio que la Política de privacidad establece en su sección de calidad, conservación y supresión de los datos. Esta política no modifica ese principio; establece lo que significa en la práctica para las principales categorías de información que tratamos.

No conservamos la información personal indefinidamente por defecto. Una vez que ninguna de las finalidades anteriores sigue siendo aplicable a un dato, lo suprimimos o desidentificamos, sujeto al tratamiento de las copias de seguridad descrito en la sección 5 y a las excepciones legales y contractuales descritas en la sección 7.

Aplicamos el principio de la sección 2 de manera diferente según el tipo de información y el motivo por el que la conservamos. A continuación se indican nuestros períodos de conservación estándar para las categorías de información personal descritas en la sección de información que recopilamos de la Política de privacidad. Puede aplicarse un período más largo cuando la sección 7 lo exija.

Información de cuenta y facturación. Conservamos la información de cuenta, contacto y facturación durante el tiempo en que la cuenta correspondiente permanezca abierta, y luego durante un período adicional tras el cierre para cumplir con nuestras propias obligaciones legales, fiscales, contables y de resolución de disputas. Nuestro valor predeterminado para ese período adicional es de 7 años desde el cierre de la cuenta, coherente con el período de conservación de registros financieros exigido a las sociedades australianas en virtud del derecho societario, y que supera holgadamente los requisitos de conservación de registros tributarios aplicables.

Datos de cuentas conectadas y de contenido. Cuando un cliente conecta una cuenta social o envía contenido para su análisis o para la creación de contenido, conservamos los datos de cuenta conectada y de contenido resultantes durante la vida de esa conexión. De forma coherente con la Política de privacidad, suprimimos un token de conexión OAuth con prontitud una vez que la conexión se desconecta. Cuando se desconecta una única conexión pero la cuenta o el servicio del cliente continúan por lo demás, suprimimos o desidentificamos los datos de cuenta conectada y de contenido restantes correspondientes a esa conexión — por ejemplo, la información de cuenta y de publicaciones almacenada en caché, las métricas de participación y rendimiento, y los resultados de análisis — dentro de los 30 días siguientes a la desconexión, como nuestro período de trabajo estándar para cerrar esos datos. Cuando en cambio finaliza la totalidad de la cuenta o el servicio de un cliente — ya sea desconectando todas las conexiones o cerrando la propia cuenta o servicio — la supresión sigue en su lugar el proceso de devolución y supresión de datos del Acuerdo de procesamiento de datos (DPA): un plazo de 30 días para que el cliente elija la supresión o la devolución de sus datos, seguido de la supresión dentro de los 60 días siguientes si no se realiza ninguna elección.

Información de la lista de espera. De forma coherente con la Política de privacidad, suprimimos la información de la lista de espera cuando usted nos solicita que la suprimamos, cuando se inscribe como cliente, o cuando nuestro programa de lista de espera concluye, lo que ocurra primero. Además de esos supuestos, consideramos obsoleta una entrada de la lista de espera que no haya tenido actividad — sin respuesta a nuestras comunicaciones ni actualización de la entrada — durante 24 meses, y la suprimimos como parte de nuestra práctica de conservación habitual.

Información recopilada automáticamente. Conservamos la información de dispositivo, navegador, dirección IP, registros, diagnóstico, seguridad y uso descrita en la sección de información que recopilamos de la Política de privacidad durante el tiempo necesario para fines de seguridad, resolución de problemas y mejora del servicio, y en todo caso durante no más de 24 meses desde su recopilación, tras lo cual la suprimimos o desidentificamos. La Política de cookies independiente explica específicamente la conservación de cookies y tecnologías similares.

Información de prospectos referidos por socios. Cuando un socio nos refiere a un cliente potencial en virtud de nuestro Acuerdo del Programa de Revendedores y Socios, conservamos la información de contacto de esa persona durante el tiempo necesario para tomar contacto y evaluar su interés, y en todo caso durante no más de 12 meses desde la derivación si el prospecto no llega a ser cliente, tras lo cual la suprimimos.

Datos agregados y desidentificados de referencia comparativa (benchmark). Nuestros puntos de referencia de transacciones, tarifas, experiencia de pago y otros se elaboran a partir de la información que los clientes aportan a nuestro panel de evaluación comparativa. Conservamos una contribución en forma identificable durante el tiempo en que el consentimiento del cliente para el panel permanezca vigente, y la agregamos y desidentificamos hasta convertirla en un punto de referencia calificado como compromiso operativo propio en virtud de esta política. Una vez que la información ha sido genuinamente agregada y desidentificada de ese modo, deja de ser información personal — de forma coherente con el principio de agregación antes que individualización de la Política de uso responsable de la IA respecto de cómo presentamos las conclusiones de referencia comparativa — y la conservamos indefinidamente para mantener nuestros puntos de referencia precisos y útiles a lo largo del tiempo. Si usted retira el consentimiento para una contribución antes de que haya sido agregada y desidentificada, respetamos esa retirada suprimiendo o excluyendo la contribución aún no agregada, de forma coherente con los compromisos de consentimiento de la Política de uso responsable de la IA. No intentamos reidentificar información desidentificada.

Suprimir información personal significa eliminarla de nuestros sistemas de producción de manera que deje de ser accesible o utilizable, empleando métodos de supresión seguros adecuados al lugar donde se almacena. Cuando la supresión de un registro concreto no sea practicable — por ejemplo, porque está incorporado en una cifra agregada o en un registro de sistema (log) — lo desidentificamos de forma irreversible en su lugar, de modo que ya no pueda vincularse a una persona identificable. Cualquiera de los dos enfoques satisface un compromiso de supresión conforme a esta política. Cuando el DPA o la Política de privacidad establezcan una obligación de supresión, esa obligación se aplica en sus propios términos.

Cuando la información personal sujeta a un compromiso de supresión o desidentificación también se haya compartido con un proveedor de servicios o subprocesador incluido en nuestra Lista de subprocesadores, propagamos esa supresión o desidentificación a dicho proveedor, de forma coherente con el principio de consentimiento previo a la recopilación de la Política de uso responsable de la IA y con las obligaciones relativas a subprocesadores del Acuerdo de procesamiento de datos (DPA).

Estos métodos de supresión y desidentificación son coherentes con las medidas técnicas y organizativas descritas en la sección de obligaciones como su procesador del Acuerdo de procesamiento de datos (DPA) y con la sección de seguridad de la Política de privacidad.

Nuestro proveedor de bases de datos nos brinda una capacidad de recuperación en un punto específico en el tiempo (point-in-time recovery) que mantiene versiones recientes de nuestra base de datos de producción disponibles durante una ventana limitada, actualmente de hasta 30 días, de modo que podamos restaurar datos recientes tras un incidente o un error operativo. Suprimir un registro de nuestros sistemas de producción no elimina de inmediato todas las versiones de ese registro que aún conserve esta ventana de recuperación. Un registro suprimido puede permanecer recuperable a través de esta ventana durante hasta 30 días por defecto, hasta que dicha ventana transcurra en el curso ordinario. Si incorporamos infraestructura de copia de seguridad adicional a medida que evolucionan nuestros servicios, actualizaremos esta sección para describir cómo afecta a este período.

No utilizamos esta capacidad de recuperación para reintroducir información personal que haya sido suprimida en el curso ordinario, ni la utilizamos para eludir una solicitud de supresión activa. Accedemos a ella únicamente para restablecer el servicio, investigar un incidente o cumplir con una obligación legal.

Puede solicitarnos que suprimamos la información personal que tenemos sobre usted enviando un correo electrónico a privacy@aicial.com. La sección de derechos de privacidad de la Política de privacidad describe cómo tramitamos una solicitud de este tipo, incluido que podemos necesitar verificar su identidad y autoridad antes de actuar, y que no discriminamos a nadie por presentar una. Si usted es una persona cuya información aparece en la cuenta conectada o el contenido de un cliente en lugar de en una relación directa con nosotros, la Política de privacidad explica por qué generalmente dirigimos esa solicitud al cliente en primera instancia, y cómo apoyamos al cliente para responderla.

Actuamos sobre una solicitud de supresión dentro de un plazo razonable. Cuando la Política de privacidad establezca un objetivo de respuesta aplicable a su solicitud — por ejemplo, el objetivo de un mes que se aplica a una solicitud de supresión del Reino Unido o de la Unión Europea —, procuramos cumplirlo; en caso contrario, procuramos actuar dentro de un plazo igualmente razonable. Todo ello está sujeto a las categorías, períodos de trabajo y tratamiento de copias de seguridad descritos en esta política, y a las excepciones de la sección 7.

Esta política no deja sin efecto una obligación legal que nos exija conservar información determinada durante un período más largo que el descrito anteriormente. Cuando se aplique una obligación de este tipo — por ejemplo, una retención legal (legal hold) en relación con una disputa o investigación, un requisito legal de conservación de registros, o una solicitud lícita de un regulador o de un organismo de aplicación de la ley —, conservamos la información afectada solo durante el tiempo que exija esa obligación, seguimos protegiéndola de conformidad con esta política y con la Política de privacidad, y la suprimimos o desidentificamos una vez que la obligación deja de aplicarse.

Cuando actuamos como procesador o proveedor de servicios de un cliente en virtud del DPA, la propia instrucción del cliente o una ley aplicable a ese tratamiento puede exigir un calendario de conservación o supresión diferente; la sección de devolución y supresión de datos del Acuerdo de procesamiento de datos (DPA) rige ese supuesto.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en nuestros servicios, nuestras prácticas o nuestras obligaciones legales. La versión, la fecha de vigencia y la fecha de la última revisión que se muestran en la parte superior identifican la política vigente. Publicamos la política actualizada en nuestro sitio web y, cuando un cambio es sustancial, proporcionamos un aviso adicional a través del servicio o por correo electrónico antes de que el cambio entre en vigor.

Para preguntas sobre esta política, o para solicitar la supresión de sus datos, comuníquese con:

Aperim Pty Ltd, que opera la marca aicial
ABN 46150699737
ACN 150699737
Nueva Gales del Sur, Australia
Correo electrónico: privacy@aicial.com